UTILIZACIÓN DE dIrectLine
Insud Pharma S.L. (en adelante, la “Compañía”), como ciudadano corporativo responsable, está comprometida a gestionar sus asuntos con los mayores estándares éticos, de integridad y honestidad y siempre en cumplimiento con su Código Ético, ABC Book, así como con el resto de sus políticas.
Para ayudar a respetar su compromiso, cualquier comportamiento ilegal, no ético o inadecuado dentro de la Compañía, es aconsejable sea denunciado. Si usted observa o sospecha de cualquier incumplimiento del Código Ético u otras políticas corporativas, o si usted tiene quejas relacionadas con otras cuestiones regulatorias, legales o éticas, puede informar a su supervisor, al departamento de RRHH o al Comité de Compliance y Auditoría Interna.
Si no se siente seguro sobre dónde acudir con este tipo de asuntos, si no se siente cómodo informando a través de los canales de comunicación habituales o si usted ha informado a través de los canales habituales sin recibir una respuesta eficaz, siempre puede acceder a la dIrectLine.
¿CÓMO FUNCIONA? ¿ACCESO?
dIrectLine es un canal de denuncias:
- Interno: a disponibilidad de los empleados.
- Externo: para terceros ajenos a la empresa.
dIrectLine es un canal de comunicación alternativo, que le pondrá en contacto directo con el Comité de Compliance y Auditoría Interna.
dIrectLine opera las 24 horas del día, los siete días de la semana, y ha sido diseñada para proteger nuestra confidencialidad.
dIrectLine ofrece la posibilidad de informar a través de:
En ambas vías, los informes serán tratados con confidencialidad, independencia, seriedad y rapidez.
¿SOBRE QUÉ INFORMAR?
dIrectLine deberá utilizarse para comunicar cualquier posible incumplimiento de la ley, de la normativa, del Código Ético o de las políticas corporativas.
SIN REPRESALIAS
- dIrectLine debe utilizarse de buena fe. La Compañía protegerá a la persona que utiliza dIrectLine frente a cualquier tipo de represalias.
- Se entiende por represalias cualquier “acción negativa” como, por ejemplo: despido, suspensión temporal, inclusión en una lista negra, degradación, denegación de horas extraordinarias o promociones, imposición de medidas disciplinarias, negación de beneficios, no contratación o renovación de contrato, intimidación/acoso, amenazas, reubicación que afecte a las posibilidades de promoción o reducción del salario.
- Llevar a cabo comunicaciones maliciosas a través de dIrectLine, o realizar una notificación falsa de manera intencionada, puede llevar aparejado la imposición de medidas disciplinarias.
IDENTIFICACIÓN
- dIrectLine asegura la posibilidad de formular denuncias anónimas. No obstante, si lo prefiere,podrá identificarse y facilitar sus datos de contacto cuando utilice dIrectLine.
- La Compañía garantizará tanto la confidencialidad de la identidad como el respeto del anonimato a elección del informante. La investigación y tramitación de las denuncias anónimas contará con las mismas garantías que las denuncias nominativas, respetándose en ambos casos lo dispuesto en la presente Política y en la normativa vigente.
- Si facilita sus datos de contacto a través de dIrectLine la Compañía podrá contactar con usted si fuese necesario para hacer seguimiento de la denuncia, investigar los hechos informados y analizar apropiadamente la situación. Sus datos e identidad se mantendrán en todo momento reservados y no serán comunicados a las personas a las que se refieren los hechos, ni a terceras personas ajenas al grupo responsable de la investigación.
- Si usted informa de forma anónima, la Compañía podrá solicitar su identificación si fuese necesario para el cumplimiento de una obligación legal o para atender un requerimiento judicial. En estos casos, la Compañía garantizará asimismo la protección y confidencialidad de su identidad y la ausencia de represalias conforme a lo indicado en la presente Política.
CONFIDENCIALIDAD
- Todas las comunicaciones realizadas a través de dIrectLine serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Se recomienda también, que usted mantenga su informe confidencial. La identidad de las personas que utilizan dIrectLine, y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, se mantendrá siempre de forma confidencial dentro del Comité de Compliance y Auditoría Interna y un grupo muy reducido de personas nombradas por el mismo para la gestión e investigación de los hechos relacionados.
- Otros organismos de cumplimiento (ya sea a nivel mundial o nacional) puede que deban involucrarse para apoyar al Comité de Compliance y Auditoría Interna (CAC) en sus investigaciones.
- Sin perjuicio de lo anterior, y como consecuencia de la investigación o indagaciones realizadas en relación con un informe recibido en la dIrectLine, si el CAC considera que existe un incumplimiento de la legislación aplicable, la Compañía se reserva el derecho (o puede verse obligada, conforme a dicha legislación) a facilitar a las autoridades toda la información que necesiten, incluida la identidad de las personas involucradas.
PROCEDIMIENTO
· Iniciación
- La persona que conozca la existencia de posibles irregularidades, actos indebidos y/o comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna deberá reportarlo inmediatamente.
- Recibido el formulario de denuncia, el Comité de Compliance decidirá si procede la tramitación de la denuncia o el archivo de la misma.
- La comunicación con el Denunciante, en caso de haber facilitado sus datos de contacto, se hará por la misma vía por la que se hubiera recibido el escrito de denuncia.
- Son causas de archivo de la denuncia:
- Que la denuncia no se formalice a través del formulario adecuado o que, pese a estar formalizada a través de dicho formulario, no contenga los contenidos e información mínimos solicitados en dicho formulario;
- Que la denuncia responda a hechos que no estén directamente relacionados con la actividad del denunciado y/o de la Compañía;
- Que los hechos denunciados hayan sido denunciados, a su vez, ante cualquier órgano judicial o arbitral o ante cualquier autoridad administrativa entre cuyas competencias se encuentre la de investigar los hechos, calificarlos legalmente y/o atribuirles consecuencias jurídicas. El archivo del expediente por esta causa podrá decidirse por Comité de Denuncias en cualquier momento, tan pronto como llegue a su conocimiento la concurrencia de la misma.
- El Comité de Denuncias podrá recabar con carácter previo a la decisión de tramitar o archivar la denuncia, toda aquella información que estime precisa o conveniente para su valoración previa.
· Actuación e investigación:
- El Comité de Compliance, una vez haya obtenido toda la información relevante por parte del Denunciante sobre los hechos denunciados, si considera que concurren indicios razonables de la existencia de posibles irregularidades, actos indebidos y/o comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de la Compañía, iniciará un procedimiento de investigación.
- Una vez instruido el expediente de investigación, el Comité de Compliance emitirá un informe de conclusiones que contenga una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones.
- En el informe se evitarán todas aquellas menciones que permitan la identificación del Denunciante y del denunciado, así como del concreto centro de trabajo en el que se hubieran desarrollado los hechos objeto de análisis.
- El Comité de Compliance garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.
- El informe deberá estar concluido, en la medida de lo posible, en el plazo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la denuncia, o (6) meses en el caso de una investigación de especial complejidad.
- Si el Comité de Compliance considera que los hechos denunciados no constituyen una irregularidad, acto indebido y/o comportamiento contrario a la legislación vigente y/o a la normativa interna de la Compañía, procederá a desestimar la denuncia, archivando el caso.
- El Comité de Compliance informará al Denunciante sobre las medidas tomadas y si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, se denunciarán a la Policía, a la Fiscalía o al Juez de Instrucción, suspendiéndose en ese momento cualquier investigación iniciada.
PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos y qué datos personales podemos obtener y tratar de usted?
- Los datos personales que podemos tratar de usted son aquellos que, de forma voluntaria, pueda facilitar a través del correspondiente formulario de dIrectLine o incluir en su comunicación, así como aquellos que puedan recabarse durante la investigación.
- En caso de que la comunicación contuviera datos especialmente protegidos (ej. datos de salud), la Compañía procederá a su inmediata supresión, sin ser objeto de registro ni tratamiento.
- La Compañía garantiza, con ocasión del tratamiento de datos personales que pueda tener lugar como consecuencia de la ejecución de lo dispuesto en el presente documento, que actuará con plena sujeción y respeto a la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
- En este sentido, la Compañía se compromete a que los datos de carácter personal recabados a través de la dIrectLine, y por tanto, objeto de tratamiento, se limitarán a aquellos estrictamente necesarios para investigar los hechos comunicados, garantizando de este modo que los datos objeto de tratamiento sean los adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se han obtenido y que son las detalladas en el presente documento.
- Conforme a lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, los datos aportados o aquellos que se generen como consecuencia de la utilización de la dIrectLine, se incorporarán en un fichero denominado “DirectLine” titularidad y bajo responsabilidad de Insud Pharma S.L. con domicilio en C/ Manuel Pombo Angulo 28, 28050-Madrid (España), y serán tratados única y exclusivamente para la gestión de las comunicaciones realizadas a través de la dIrectLine y la investigación de los hechos objeto de comunicación conforme a lo establecido en el presente documento.
- El Denunciante y la persona la que se refieran los hechos, como titulares de los datos de carácter personal que puedan recabarse, podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad o limitación dirigiendo un escrito, acreditando su identidad, a Insud Pharma S.L. en la dirección anteriormente indicada o dirigiéndose por correo electrónico a: dpo@insudpharma.com
- En caso de que la persona a la que se refieren los hechos denunciados ejerciese su derecho de oposición, la Compañía podrá desestimar su petición cuando existiesen motivos imperiosos que legitimasen continuar con el tratamiento de sus datos en el marco de la investigación.
- El CAC comunicará, a aquellas personas cuyo comportamiento se haya informado como inadecuado, dicha circunstancia tan pronto como la situación lo permita y, en todo caso, en un plazo máximo de 3 meses desde que el presunto incumplimiento fuera notificado. Las personas sobre las que se haya informado siempre podrán plantear cualquier pregunta al respecto y presentar todos los argumentos en su defensa que consideren necesarios. Sin perjuicio de lo anterior, en ningún caso la persona sobre laque se ha informado podrá tener acceso a los datos de la persona que ha llevado la comunicación a través de la dIrectLine ni, por consiguiente, podrá identificarla.
- Los datos personales que pueda facilitar cuando envía una consulta a través de Directline, se conservarán durante el plazo necesario para resolverla y, en todo caso, un año desde su recepción. Transcurrido este plazo, se mantendrán, debidamente bloqueados, hasta la prescripción de las posibles acciones legales aparejadas.
- Los datos personales que pueda facilitar cuando envía una denuncia a través de Directline, se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir si debe iniciarse una investigación y se suprimirán en todo caso, transcurridos 3 meses desde su introducción, salvo que su conservación anonimizada sea necesaria para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de delitos de Insud Pharma.
- Sin perjuicio de que los datos deban eliminarse del canal de denuncias, u otros posibles sistemas deinformación de denuncias internas, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano quecorresponda cuando sea necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de procedimientos judiciales.
IDIOMA
- Usted puede informar en dIrectLine en cualquier idioma. Las preguntas de la página web aparecen en inglés y español principalmente, pero si usted necesita ayuda puede pedir que el CAC nombre a un traductor.
MEDIDAS DISCIPLINARIAS
- Si se demuestra una violación del Código ético o de las políticas corporativas, el departamento de Recursos Humanos será informado sobre las correspondientes medidas disciplinarias de conformidad con las formalidades aplicables en la jurisdicción correspondiente.
